W dobie postępującej cyfryzacji i digitalizacji firmy są narażone na nowe niebezpieczeństwa. Codziennie dochodzi do ponad 2000 ataków hakerskich, a 75% organizacji doświadcza przestojów w działaniu. Firmy, które świadczą usługi online muszą w szczególności dbać o swoje bezpieczeństwo, ponieważ każda godzina niedostępności wiąże się z ogromnymi stratami.
Właśnie dlatego tak ważne jest wdrożenie Planu Ciągłości Działania, który ułatwia radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych. Warto jednak pamiętać o kilku zasadach tworzenia PCD, które pomogą uniknąć błędów obniżających skuteczność planu. Przeczytaj przygotowany przez nas artykuł i dowiedz się, na co zwrócić uwagę w tworzeniu PCD.
Czym jest Plan Ciągłości Działania (PCD)?
Plan Ciągłości Działania (Business Continuity Plan – BCP) jest zbiorem procedur, które są pomocne w momencie wystąpienia sytuacji kryzysowej. PCD określa, jakie działania należy podjąć w firmie np. w przypadku pożaru, awarii, powodzi, pandemii czy ataku hakerskiego.
Uruchomienie Planu Ciągłości Działania w sytuacji kryzysowej pozwala zminimalizować negatywne skutki zdarzenia i uchronić przedsiębiorstwo przed ogromnymi stratami. Nawet w przypadku małych firm godzinna przerwa w działaniu może kosztować nawet 10 000 dolarów. Duże organizacje są narażone na ryzyko milionowych strat za każdą godzinę niedostępności.
Do korzyści wynikających z posiadania dobrze opracowanego i efektywnie wdrożonego PCD należą m.in.:
- ochrona przed stratami finansowymi
- utrzymanie reputacji i wiarygodności firmy
- zaspokojenie oczekiwań klientów
- skuteczne zabezpieczenie danych
- uzyskanie niższych kosztów ubezpieczenia
- zwiększenie ogólnej efektywności procesów biznesowych.
Aby poznać więcej powodów, dla których warto stworzyć Plan Ciągłości Działania, przeczytaj nasz artykuł o zaletach wdrożenia PCD.
Tworzenie PCD – błędy, których warto unikać
Przy tworzeniu Planu Ciągłości Działania można popełnić wiele błędów, które obniżą jego skuteczność. Na co warto zwrócić szczególną uwagę?
Błędy identyfikacji ryzyka
Pominięcie kluczowych czynników ryzyka jest jedną z głównych przyczyn nieskutecznego PCD. Współpracując z klientami widzimy, że czasem koncentrują się oni na zabezpieczeniu ogólnych ryzyk występujących w ich branży i nie biorą pod uwagę zagrożeń występujących w konkretnym procesie, np. możliwego błędu ludzkiego prowadzącego do wstrzymania danej operacji. Dlatego tak ważna jest solidna analiza wszystkich kluczowych działań firmy, stworzenie hierarchii procesów i zasobów oraz przygotowanie się na konkretne sytuacje, jakie mogą zaburzyć działalność organizacji. Dobrym pomysłem jest określenie procedur, które będą dostosowane do każdego typu zdarzenia, np. w przypadku zalania, cyberataku lub kradzieży.
Brak przeszkolenia kadry
W ESKOM często obserwujemy to, że nieskuteczność PCD wcale nie wynika z braku procedur, ale z tego, że pracownicy nie zdają sobie sprawy z tego, jaka jest rola planu w organizacji oraz jak prawidłowo realizować jego postanowienia. Każdy kluczowy pracownik powinien więc być świadomy zagrożeń oraz wiedzieć, jakie dokładnie kroki należy podjąć w sytuacji kryzysowej. Pomocne może być tutaj wyznaczenie lidera projektu, który będzie odpowiedzialny za nadzorowanie procedur związanych z PCD oraz organizowanie regularnych szkoleń i testów, które pomogą zwiększyć wiedzę pracowników i pomóc im zrozumieć zasady działania planu.
Brak określonych priorytetów
Niektóre systemy i zasoby są bardziej kluczowe do funkcjonowania organizacji niż inne. Przykładowo, w aplikacjach bankowych ważniejsze są procesy związane z przetwarzaniem płatności niż chatboty czy systemy powiadomień. Właśnie dlatego istotne jest określenie priorytetów i hierarchii zasobów, które powinny zostać przywrócone w pierwszej kolejności. Od ich właściwego wyznaczenia będzie w znacznym stopniu zależał ostateczny wymiar strat poniesionych przez firmę. Warto o tym pamiętać, ponieważ aż 9 na 10 firm zamyka się, gdy nie jest w stanie przywrócić działania systemów w ciągu 5 dni od wystąpienia awarii.
Jak stworzyć skuteczny Plan Ciągłości Działania?
Jak opracować skuteczny Plan Ciągłości Działania? Poznaj kilka wskazówek od naszych ekspertów, którzy na co dzień zajmują się wdrażaniem PCD:
Normy międzynarodowe
Przy projektowaniu PCD warto kierować się publicznie dostępnymi dokumentami, np. Contingency Planning Guide for Federal Information Systems czy COBIT, oraz standardami bezpieczeństwa, np. ISO 22301. Normy te to międzynarodowe wytyczne określające sposób opracowania skutecznego PCD, które pomogą Ci fachowo skonstruować i wdrożyć Business Continuity Plan.
Analiza ryzyka
Kolejnym istotnym krokiem są analizy przygotowawcze. Podstawowym elementem opracowywania PCD jest rzetelna identyfikacja zagrożeń dla organizacji. Ważna jest m.in. ocena, które procesy są najbardziej kluczowe dla działania przedsiębiorstwa i co może mieć na nie najbardziej destrukcyjny wpływ. Solidnie wykonana analiza pozwala natomiast opracować działania, które w trafny sposób zabezpieczą firmę przed zagrożeniami i pomogą zachować jej ciągłość działania.
Business Impact Analysis (RTO i RPO)
Po przeprowadzeniu analizy ryzyka należy wyznaczyć krytyczne dla firmy procesy i zasoby oraz zagrożenia związane z ich utratą lub czasową niedostępnością. Takie działanie pomoże określić potencjalne straty finansowe czy wizerunkowe i wyznaczyć maksymalną długość przerwy w realizowaniu danej usługi. Nieodłącznymi elementami Business Impact Analysis są:
- Recovery Time Objective – określający czas niezbędny do przywrócenia procesów po wystąpieniu awarii;
- Recovery Point Objective – określający maksymalny akceptowalny poziom utraty danych i czas niedostępności.
Testowanie i aktualizacja
Stworzenie Planu Ciągłości Działania to dopiero początek. Konieczne jest także jego ciągłe testowanie i regularne sprawdzanie skuteczności i aktualności opracowanych rozwiązań, aby mieć pewność, że PCD jest zaprojektowany i wdrożony poprawnie. Ważne jest monitorowanie koordynacji zespołu oraz wiedzy pracowników na temat obowiązujących procedur i zasad. Plan Ciągłości Działania powinien też być na bieżąco aktualizowany, aby działania zawsze były dostosowane do dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości.
Jeśli nie jesteś pewny, jak stworzyć skuteczny Plan Ciągłości Działania, skonsultuj się w tej kwestii ze specjalistami, którzy znają międzynarodowe normy i mają doświadczenie w opracowywaniu PCD dla różnych branż i organizacji. Przykładowo, w ESKOM oferujemy nie tylko usługi tworzenia Planu Ciągłości Działania, ale także szkolenia pracowników i wdrażania nowych procedur w organizacji.
Błędy we wdrożeniu PCD – podsumowanie
Wdrożenie źle zaprojektowanego Planu Ciągłości Działania może przynieść organizacji więcej szkód niż korzyści. Dlatego warto zwrócić uwagę na to, by nie popełnić poważnych błędów, a jeszcze lepiej – powierzyć przygotowanie takiego planu doświadczonemu partnerowi.
Jeśli nie czujesz się na siłach, by stworzyć skuteczny Plan Ciągłości Działania, skontaktuj się z nami. Mamy na pokładzie ekspertów, którzy od lat specjalizują się w planowaniu i wdrożeniach Planów Ciągłości Działania i będą w stanie zaproponować działania najlepiej dostosowane do potrzeb Twojej organizacji.
